Reforma Tributária exige revisão de cadastros para evitar erros em notas fiscais eletrônicas
Empresas precisam atualizar dados de clientes, fornecedores e produtos para garantir a conformidade com o IBS e a CBS.
Por Redação Diário Local
A adaptação das empresas à Reforma Tributária exigirá um esforço que vai além da atualização de sistemas de gestão (ERP). A revisão dos cadastros internos de produtos, serviços, clientes e fornecedores torna-se estratégica para evitar erros na emissão de documentos fiscais eletrônicos durante a transição para o novo modelo tributário.
Com a implementação gradual do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), as Notas Técnicas que regem os documentos fiscais eletrônicos passaram a prever novos grupos de informações. Como os sistemas de gestão dependem da qualidade dos dados inseridos para processar essas informações, cadastros incompletos ou inconsistentes podem resultar em documentos fiscais incorretos.
Por que os cadastros são fundamentais?
Diferente de uma tarefa meramente administrativa, a revisão cadastral passa a ser parte da estratégia de conformidade das organizações. Um software de gestão atualizado não corrige automaticamente dados errados; se um produto estiver classificado de forma inadequada ou um serviço estiver parametrizado incorretamente, o sistema continuará utilizando a informação equivocada para gerar documentos e realizar integrações.
Além da emissão correta, a consistência dos dados é necessária para mecanismos previstos na Reforma, como o Split Payment. Esse modelo de pagamento dependerá da identificação precisa das operações e da qualidade das informações compartilhadas entre contribuintes, sistemas e a administração tributária.
O que deve ser revisado prioritariamente?
A adaptação deve envolver uma base ampla de dados. Entre os pontos que exigem atenção especial estão os cadastros de produtos e serviços, que influenciam diretamente a identificação das operações, além dos registros de clientes, fornecedores e municípios.
As parametrizações fiscais dentro do sistema de gestão (ERP) também precisam de reavaliação. Como muitas empresas realizam configurações específicas para atender a legislações anteriores, é necessário ajustar essas regras para o novo modelo de IBS e CBS. Especialistas recomendam que essa revisão seja feita de forma conjunta entre a empresa, a contabilidade e o fornecedor do software.
A revisão também deve contemplar códigos fiscais e classificações utilizadas na emissão de documentos eletrônicos. Recomenda-se verificar registros duplicados e informações que não refletem mais a realidade das operações, evitando que falhas passem despercebidas nos sistemas.
Embora falhas cadastrais possam não impedir o funcionamento imediato do sistema, elas tendem a se tornar mais evidentes com as novas validações dos documentos fiscais. Isso pode resultar em retrabalho, necessidade de correções e dificuldades na conciliação das informações fiscais.
Empresas que possuem filiais, múltiplas unidades de negócio ou diversos canais de venda precisam de atenção redobrada. A falta de padronização entre os cadastros pode comprometer a consistência das informações utilizadas em toda a operação da organização.